Hvordan kommer vi igang?

Opstart af TWI og Toyota KATA

Der er nogle gode ting at gøre for at komme godt igang med TWI og/eller Toyota KATA. En ting, vi altid anbefaler, er at besøge en af vores nuværende kunder, der er godt igang med at arbejde med TWI og/eller KATA. Kontakt os endelig for at blive sat i forbindelse med de virksomheder, der passer til netop jeres situation. 

Udover dette har vi sammensat 7 opstartstrin, som I kan se som grundsten i udviklingen af jeres egen opstartsplan. 

De 7 opstartstrin

1. Dannelsen af en Styregruppe

Det første skridt I skal foretage jer er at danne rammerne for ledelse af jeres TWI og/eller KATA opstart. Herunder skal det afgøres, hvem der er sponsorer, styregruppemedlemmer og en TWI og/eller KATA coach.

Når I har valgt jeres TWI-styregruppe, vil det være godt at studere og forstå TWI og/eller KATA - så de har den nødvendige viden til at støtte opstarten og den efterfølgende rejse. Dette kan gøres ved at læse bøger, artikler, deltage i TWI og/eller KATA introduktionsworkshops, deltage på TWI og KATA konferencer, eller evt. tage på virksomhedsbesøg.

Herefter kan Styregruppen med fordel skrive de første tanker ned omkring en opstartsplan, afgrænsning og ressourcer og ikke mindst hvorfor TWI og/eller KATA skal benyttes. Dette er en vigtig del, da en ordentlig forberedelse er nødvendig for at sikre en bæredygtig gennemførelse. Det er vigtigt, at det forstås hvilket problem virksomheden ønsker at løse med indførelsen af TWI og/eller KATA programmerne. Enkelte firmaer bruger A3 værktøjer til at klarlægge disse dele. 

Du kan finde yderligere inspiration og information i form af artikler, bøger, videoer og aktiviteter i form af workshops og konferencer på btp.dk-hjemmesiden under >Videncenter< og under >Kurser og Konferencer<.

2. Identificer Pilotprojekter og Teammedlemmer

For at sikre den bedste start med TWI og/eller KATA arbejdet anbefaler vi, at man starter med at teste i et mindre område. Så man starter småt og bygger herefter struktureret op efter en sekventiel metode. Når disse pilotområder skal udvælges, kan det være godt at have for øje, at det skal være et aktuelt problem, som I ønsker løst.

Har kan der med fordel arbejdes videre med ovennævnte A3, som vi anbefaler, at alle fra styregruppen underskriver med pen for at sikre den rette commitment (ala en kontrakt). 

Vores hovedfirma Business Through People tilbyder en konsulent/leder-uddannelse i at vælge de rette teammedlemmer til pilotprojektet(erne). Dette kan med fordel anvendes, når pilotområdet er valgt. Læs mere herom. Vigtigheden af at sætte det rette team kan være altafgørende for jeres succes i pilotprojektet.

3. Basis træning og øveperiode i TWI og/eller KATA

I dette trin anbefaler vi 3 undertrin, hvor vi som officiel certificeret TWI Institut-partner, kan støtte dig med de rette TWI og KATA kurser, coaching og certificering. Det vil sige 10% uddannelse, 20 % coaching og 70% øvelse for at mestre en færdighed. Dette vil være med til at øge jeres succesgrad i pilotprojektet. Vi anbefaler, at pilotteamet gennemgår disse 3 undertrin inden de begynder at udøve dem i pilotprojektet. Det er vigtigt, at teammedlemmerne føler, at de er kompetente inden de går "Live".  I denne periode vil teammedlemmerne forberede selve go live i pilotområdet. Denne periodelængde vil variere i forhold til organisationen og processens modenhed. 

4. Gennemføre pilotprojekt

I selve pilotprojektet vil teamet nu anvende metoden i pilotområdet.

Under pilotprojektet er det vigtigt at støtte, coache og løbende vejlede pilotprojektet-teamet. På denne måde vil risikoen for ikke at lykkes blive mindre. Fokus her bør i høj grad være på forandringsprocessen samt i at skabe og vedligeholde gode medarbejderrelationer.

En vigtig del af at gennemføre pilotprojektet er at ledere udfører proceskonfirmering hos medarbejderne for at sikre, at pilotteamet har trænet effektivitet. Det vil sige, at medarbejderen er tilstrækkeligt kvalificeret og motiveret til at følge det lærte. Dette er en svær proces at gennemføre og kræver gode lederegenskaber og træning, så man ikke skaber skyld og skam hos medarbejderne.

BEMÆRKNING: Sørg for at have valide data før pilotprojektets start og gennemfør målinger under og efter pilotprojektet - så der er valide data til at vise til påvise effekten af projektet.

5. Offentliggørelse af resultater fra pilotprojektet

For en større udrulning af TWI og/eller KATA har resultaterne fra pilotprojektet en afgørende betydning. Så derfor er det vigtigt før, under og kort efter selve pilotprojektet at fortage målinger af effekten. Når dette er gjort er det næste at klarlægge de reaktionelle resultater og ikke de rationelle resultater for på den måde at skabe et træk fra resten af organisationen.

Dette gør arbejdet i at udrulle TWI og/eller KATA i resten af organisationen meget nemmere. Tal taler godt for sig og er en god katalysator for at åbne ”dørene” hos dem, der ikke har været en del af pilotprojektet.

6. Udvikle interne TWI og/eller KATA trænere

Spot dine fremtidige TWI og/eller KATA 10-timers kursustrænere udfra pilotprojekt-teamet. Herefter lad dem deltage på en TWI Institut certificeret 40-timers Train-the-Trainer kursus. Hvorefter de er klar til at træne deres egne TWI 10 timers kurser og coache nye supervisors i TWI.  

7. Rul TWI og/eller KATA ud i større skala

Når I fortager udrulningen af TWI og/eller KATA på en større skala i jeres organisation anbefaler vi kraftigt at bruge samme model, som ovenfor er anvendt. Hver gang I starter et nyt område op, betyder det at gentage trin 1-5 igen - og måske også 6.  

Sørg for, at:

  • Spred TWI og/eller KATA langsomt men stabilt
  • Ikke alle steder på én gang
  • Sørg for at have ledelsens engagement
  • Fortsæt med at coache jeres Supervisors

Husk, at disse 7 grundsten til at komme igang med TWI og Toyota KATA blot skal ses som inspiration til jeres opstartsplan. Kontakt os, når I skal igang med denne vigtige planlægningsproces.  

 

De 7 opstartstrin

I denne video kan du se Patrick Graupp og John Vellema forklare omkring de 7 opstartstrin.

 

 

 

 

I btp.dk videnscentret har vi flere videoer herom. 

 

 

Reference

"Vi kontaktede Business Through People første gang i sommeren 2014, hvor vi netop havde stødt på TWI og var begyndt at afdække om det var noget for vores virksomhed. Gennem vores dialog var det tydeligt at Business Through People har en dyb indsigt i TWI, er meget passionerede og har en smittende begejstring som er inspirerende.

Business Through People er meget beviste om, at det er en stor forandringsproces der sættes i gang, og det er de gode til at formidle. Det har været afgørende for en god proces og givet os en solid platform for udrulning af TWI i hele virksomheden.

Jesper Sørensen - HR og Lean Chef, IdealCombi

I linket kan du læse flere af vores referencer